ChatGPT im KMU absichern: Datenabfluss vertraulicher Informationen verhindern

Sophie B. fügt die Bilanz einer Kundin in ein Chatfenster mit ChatGPT ein und bittet um eine „vorzeigbare“ Zusammenfassung vor einem Termin. Der Text enthält einen Namen, Betraege, eine Unternehmensnummer. In drei Sekunden haben diese Daten des Treuhandbueros ihre Mauern verlassen, hin zu einem Onlinedienst, den sie nicht kontrolliert. Im Moment sieht niemand im Buero ein Problem: Das Werkzeug hat geholfen, die Zusammenfassung ist ausgezeichnet.

Genau das macht die Sache heikel — und deshalb heisst ChatGPT absichern nicht, es zu verbieten, sondern zu wissen, was man ihm gibt. Der Assistent ist nuetzlich, schnell, und er warnt nie, wenn Sie ihm etwas anvertrauen, das Sie besser fuer sich behalten haetten.

Warum ChatGPT absichern zur KMU-Frage geworden ist

ChatGPT gehoert zur sogenannten generativen KI: Werkzeuge, die aus einer schriftlichen Anweisung Text erzeugen, dem Prompt (das, was Sie in das Eingabefeld tippen). Sie beschreiben, was Sie wollen, das Werkzeug schreibt. Einfach — und genau darin liegt die Falle: Man tippt, ohne zu bedenken, was tatsaechlich hinausgeht.

Denn ein Prompt ist keine Suche, die sich in Luft aufloest. Standardmaessig kann bei den Endkundenversionen gespeichert werden, was Sie schreiben, und zur Verbesserung des Dienstes verwendet werden. Konkret verlaesst Ihr Text das Unternehmen und landet auf Servern, die Sie nicht kontrollieren, oft im Ausland gehostet. Das ist nichts Boesartiges: So funktioniert das Werkzeug normalerweise, und die meisten Menschen wissen es nicht.

Ein nuetzlicher Reflex ist, in einem Perimeter zu denken. Solange ein Dokument in der Buchhaltungssoftware des Bueros oder im geschaeftlichen Postfach bleibt, ist es bei Ihnen, geregelt durch Ihre Regeln. Sobald es in einen oeffentlichen Chatbot eingefuegt wird, ueberschreitet es eine unsichtbare Grenze: Sie entscheiden nicht mehr allein, was damit geschieht. Und anders als ein Anhang, den man „zurueckrufen“ oder loeschen kann, ist ein einem Onlinedienst anvertrauter Text nur sehr schwer zurueckzuholen, wenn er einmal weg ist.

Fuer ein Treuhandbuero ist das der Kern. Sophie B. und ihre Kolleginnen und Kollegen bearbeiten den ganzen Tag Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen: Buchhaltung, Loehne, Steuersituationen, Bankverbindungen von Dutzenden Kunden-KMU. Eines dieser Dokumente in einen oeffentlichen Chatbot einzufuegen, heisst, hochsensible Informationen einem Dritten anzuvertrauen, ohne Vertrag, ohne zu wissen, wo sie landen oder wie lange sie dort bleiben.

Das revDSG (das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz, in Kraft seit 2023) erwartet von einem KMU, das Personendaten haelt, „angemessene“ Sicherheitsmassnahmen und die Kontrolle darueber, was es seinen Auftragsbearbeitern anvertraut. Kundendaten an einen Onlinedienst zu senden, ohne das entschieden oder geregelt zu haben, ist das genaue Gegenteil dieser Kontrolle. Und wenn das Buero Dossiers von Personen mit Sitz in der Europaeischen Union bearbeitet, kommt die DSGVO (die entsprechende europaeische Verordnung) hinzu.

Es gibt einen zweiten, leiseren Aspekt. Dieselben Werkzeuge, die Sophie B. beim Schreiben helfen, helfen auch Betruegern: Eine mit KI verfasste Phishing-Mail hat nicht mehr die Rechtschreibfehler oder unbeholfenen Formulierungen, die den Betrug frueher verrieten. Umso mehr Grund, die Wachsamkeit des ganzen Teams zu erhoehen, ohne Werkzeuge zu verteufeln, die fuer viele zum Arbeitsreflex geworden sind.

Was Sie sich merken sollten

• Das Werkzeug ist nuetzlich; das Risiko kommt vom Gebrauch. Das Problem ist nicht ChatGPT selbst, sondern das, was man ihm gedankenlos gibt. Die richtige Frage lautet nicht „Sollen wir es verbieten?“, sondern „Was hat in einem Prompt nichts verloren?“.
• Was Sie eingeben, kann das Unternehmen verlassen. In den Standardversionen kann eingefuegter Text gespeichert und weiterverwendet werden. Behandeln Sie jeden Prompt wie eine Nachricht nach draussen.
• Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Weder das Werkzeug noch Ihr IT-Dienstleister traegt das Berufsgeheimnis an Ihrer Stelle. Das Buero haftet fuer seine Daten, gegenueber den Kunden und dem Gesetz.

Gewohnheiten, die Sie diese Woche einfuehren

1. Eine Regel auf einer Seite schreiben

Kein Reglement mit zwanzig Artikeln: eine einzige Seite, in zwei Minuten lesbar, die sagt, was erlaubt ist, was verboten ist und was zum Nachdenken zwingt. Der Kern ist eine Liste von Dingen, die nie in einen Chatbot gehoeren: Namen und Kontaktdaten von Kunden, Zahlen und Buchhaltungsdokumente, Loehne, Passwoerter, Unternehmensnummern, Ausweispapiere.

Geben Sie dem Team einen einfachen Test, der alles andere ersetzt: „Wuerde ich das einem Fremden per E-Mail schicken?“ Wenn die Antwort Nein lautet, gehoert es auch nicht in einen Prompt. Sophie B. kann diese Seite in einer einzigen Sitzung verabschieden, sie bei den Arbeitsplaetzen aufhaengen und in die Einarbeitung neuer Mitarbeitender aufnehmen. Eine Regel, die niemand liest, schuetzt niemanden: Sie muss auf eine Seite passen und so sprechen, wie man im Buero spricht, nicht wie ein Vertrag.

2. Das Werkzeug einstellen und vor dem Einfuegen anonymisieren

Zwei Gewohnheiten, die alles veraendern. Deaktivieren Sie zunaechst in den Einstellungen von ChatGPT die Verwendung Ihrer Gespraeche fuers Training (und den Verlauf, wenn Sie ihn nicht brauchen); fuer den regelmaessigen Gebrauch ist eine professionelle oder „Enterprise“-Version, die Ihre Daten nicht auswertet, vorzuziehen.

Gewoehnen Sie sich dann an, vor dem Einfuegen zu anonymisieren: Namen entfernen, echte Betraege durch Groessenordnungen ersetzen, die Unternehmensnummer weglassen. Die KI hilft Ihnen genauso gut, die Bilanz „einer Kundin“ zu strukturieren wie die von „Herrn Soundso“ — aber ohne jemanden blosszustellen.

Kurz gesagt: In neun von zehn Faellen braucht die KI die echten Daten nicht, um nuetzlich zu sein. Sie braucht die Struktur Ihrer Anfrage, nicht die Identitaet Ihrer Kunden. Beides zu trennen, wird schnell zur Selbstverstaendlichkeit, und es ist der wirksamste Schutz, weil er von keinem Werkzeug abhaengt: Er liegt in der Art, wie Sie die Frage formulieren.

3. Offen mit dem Team sprechen

Die meisten Lecks entstehen nicht aus Absicht, sondern aus einer ohne Anleitung uebernommenen Gewohnheit. Eine Viertelstunde genuegt: Zeigen Sie einen konkreten Fall (die eingefuegte Bilanz), erklaeren Sie, warum es ein Problem ist, und benennen Sie eine Person, an die man sich im Zweifel wenden kann. Das Bundesamt fuer Cybersicherheit (BACS/NCSC) empfiehlt genau diese Art kurzer, regelmaessiger Sensibilisierung statt langer, schnell vergessener Schulungen.

Das Ziel ist nicht, Angst zu machen oder zu verbieten: Es geht darum, dass jede und jeder im Moment des Einfuegens weiss, ob der Schritt harmlos ist oder nicht. Ein Team, dem man das Warum erklaert hat, achtet viel besser auf sich als ein Team, dem man nur gesagt hat „es ist verboten“ — vor allem, wenn das verbotene Werkzeug einen Klick entfernt ist und jeden Tag hilft.

Wo stehen Sie wirklich?

Diese drei Gewohnheiten betreffen Governance und Sensibilisierung — zwei Bereiche, in denen man oft glaubt, „ungefaehr in Ordnung“ zu sein, ohne es je geprueft zu haben. ChatGPT absichern heisst nicht, ein Kaestchen anzukreuzen: Es heisst, zu wissen, wer was mit welchen Daten und nach welchen klaren Regeln nutzt.

Die Cyber-Passport-Selbstbewertung hilft Ihnen, diesen ehrlichen Blick zu wagen. Sie zertifiziert nichts und erklaert Sie nicht fuer „konform“: Sie zeigt Ihnen Frage fuer Frage, wo Ihre Organisation fest steht und wo sie nur auf dem guten Willen aller beruht. Um weiterzugehen und eine echte Nutzungsrichtlinie fuer generative KI umzusetzen, entfaltet unser eigener Blueprint den vollstaendigen Plan, Schritt fuer Schritt.